Empezar un negocio sin empleados es una forma habitual de emprender: autónomos, freelance, pequeños comercios o actividades online. Sin embargo, aunque no tengas personas contratadas, sí debes cumplir con una serie de impuestos y obligaciones fiscales que cambian según tu actividad, tus ingresos y tu forma jurídica.

Es normal preguntarse: ¿qué impuestos tengo que pagar si no tengo trabajadores?, ¿cada cuánto tengo que presentar modelos?, ¿qué cambia si estoy en estimación directa o módulos?, ¿y si tengo una sociedad sin empleados? En este artículo encontrarás un resumen práctico de los impuestos habituales que afectan a un negocio sin empleados en España, un calendario fiscal básico y recomendaciones para evitar errores y sanciones.

Impuestos básicos que afectan a un negocio sin empleados

Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) para autónomos

Si eres persona física (autónomo) y trabajas por cuenta propia sin empleados, el impuesto clave sobre tus beneficios es el IRPF. La actividad económica tributa dentro de tu declaración de la renta anual, pero además suele implicar pagos fraccionados trimestrales.

Dependiendo del régimen de tributación elegido, tus obligaciones pueden variar:

  • Estimación directa simplificada: el régimen más habitual para autónomos sin empleados y con facturación moderada.
  • Estimación directa normal: para negocios con mayor volumen o cuando lo exige la normativa.
  • Estimación objetiva (módulos): solo para ciertas actividades y siempre que cumplas los requisitos de facturación y sector.

En todos los casos, como autónomo sin empleados, tus beneficios se calculan restando a tus ingresos todos los gastos deducibles relacionados con tu actividad (alquiler, suministros, material, cuotas, etc.). Sobre ese resultado se aplica el tipo progresivo del IRPF en tu declaración anual.

Pagos fraccionados de IRPF: modelo 130 o modelo 131

Además de la declaración anual de la renta, la mayoría de autónomos deben presentar pagos fraccionados trimestrales de IRPF:

  • Modelo 130: para quienes tributan en estimación directa (normal o simplificada).
  • Modelo 131: para quienes tributan en estimación objetiva (módulos).

En el modelo 130 se paga el 20 % del beneficio acumulado (ingresos menos gastos) del trimestre, con ciertos ajustes. En el modelo 131 el cálculo se basa en los parámetros de módulos (no en tus ingresos y gastos reales).

Hay excepciones: algunos autónomos que facturan principalmente con retención en factura (por ejemplo, determinados profesionales que emiten facturas con retención de IRPF) pueden quedar exonerados de presentar modelo 130 si cumplen los requisitos de porcentaje de ingresos con retención.

Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA)

La mayoría de negocios, incluso sin empleados, deben declarar el IVA. Solo se libran quienes realizan actividades exentas (por ejemplo, ciertos servicios sanitarios, educativos o financieros, con matices) o quienes tributan por regímenes muy específicos.

El IVA implica, en términos generales:

  • Repercutir IVA en tus facturas a clientes (salvo casos de exención o inversiones del sujeto pasivo).
  • Soportar IVA en tus gastos y compras relacionados con la actividad.
  • Presentar declaraciones periódicas para ingresar la diferencia entre el IVA repercutido y el soportado.

Lo normal para un negocio sin empleados es tributar en el régimen general de IVA, presentando:

  • Modelo 303 trimestral: liquidación periódica del IVA.
  • Modelo 390 anual: resumen anual del IVA (en algunos casos se integra en el propio 303 del último trimestre, según las reglas vigentes).

Impuesto sobre Sociedades para negocios sin empleados pero con empresa

Si tu negocio funciona como sociedad limitada (SL) u otra forma societaria, aunque no tengas empleados, debes tributar por el Impuesto sobre Sociedades, no por IRPF de actividad económica (aunque seguirás declarando como persona física los rendimientos que obtengas de la sociedad, como salario o dividendos).

En este caso:

  • La sociedad declara sus beneficios y paga el impuesto (tipo general del 25 %, con posibles tipos reducidos para entidades de nueva creación u otras casuísticas).
  • Tendrás que presentar también IVA si tu actividad no está exenta.
  • Aunque no haya empleados, la mera existencia de la sociedad con actividad implica contabilidad ajustada al Código de Comercio, depósito de cuentas y demás obligaciones formales.

Impuestos habituales según el tipo de actividad

Profesionales y freelance (servicios, consultoría, diseño, programación, etc.)

Un profesional independiente sin empleados suele tener las siguientes obligaciones fiscales:

  • IRPF:
    • Régimen: normalmente estimación directa simplificada.
    • Pagos fraccionados: modelo 130 trimestral, salvo que la mayor parte de sus ingresos lleven retención.
    • Declaración anual: inclusión de la actividad en la Renta (modelo D-100).
  • IVA:
    • Modelo 303 trimestral y, en su caso, modelo 390 anual.
    • En actividades con clientes empresa o profesional, se suele repercutir 21 % de IVA (salvo tipos reducidos o exenciones concretas).
  • Retenciones en facturas:
    • Si prestas servicios a empresas o profesionales, muchas facturas incluirán retención de IRPF (modelo 111 para el pagador).
    • Como autónomo receptor, esas retenciones reducen o eliminan la obligación de presentar el modelo 130, si superan ciertos límites.

Comercio minorista y pequeños negocios de venta

Si tienes una tienda física o vendes productos online sin empleados, tu esquema fiscal cambia ligeramente:

  • IRPF:
    • Régimen: estimación directa simplificada o módulos (si tu actividad y volumen lo permiten).
    • Pagos fraccionados: modelo 130 (estimación directa) o modelo 131 (módulos).
  • IVA:
    • En el comercio minorista, una parte puede estar en recargo de equivalencia, donde el proveedor te repercute un recargo adicional y tú no presentas declaraciones periódicas de IVA por esas operaciones.
    • Si no estás en recargo de equivalencia, tendrás modelo 303 trimestral y, si aplica, modelo 390.

En actividades de comercio es especialmente importante distinguir si estás o no en módulos y si te afecta el recargo de equivalencia, porque cambia por completo la forma de declarar el IVA y el IRPF.

Negocios online sin empleados

Tiendas online, afiliación, infoproductos o servicios digitales, incluso si no tienen empleados, suelen tener obligaciones similares a cualquier otro negocio, pero con matices internacionales.

Impuestos principales:

  • IRPF o Impuesto sobre Sociedades, según seas autónomo o sociedad.
  • IVA en régimen general, con especial atención si vendes a consumidores finales de otros países de la UE (regímenes OSS o similares).
  • Si vendes fuera de España, pueden existir obligaciones de IVA o impuestos indirectos en otros países, según el tipo de servicio o producto.

En negocios online sin empleados es muy frecuente externalizar servicios (diseño, publicidad, logística). Esos gastos son deducibles si están correctamente justificados y vinculados a la actividad.

Pequeñas sociedades sin empleados (SL unipersonal)

Si trabajas a través de una SL unipersonal sin empleados, tus impuestos clave serán:

  • Impuesto sobre Sociedades:
    • Declaración anual del impuesto.
    • Pagos fraccionados (modelos 202, 222) si superas ciertos importes.
  • IVA:
    • Modelo 303 trimestral y, si corresponde, 390 anual.
  • Retenciones:
    • Si la sociedad te paga nómina como administrador o profesional, puede existir retención de IRPF que la empresa ingresa a Hacienda mediante modelo 111 y su resumen anual 190.

Aunque no haya empleados contratados, la sociedad sigue teniendo obligaciones contables y mercantiles (cuentas anuales, libros, etc.).

Impuestos que NO tienes por no tener empleados

La principal ventaja fiscal de no tener trabajadores a tu cargo es que te libras de ciertas obligaciones en materia de Seguridad Social y retenciones de nómina (sin perjuicio de tu propia cotización como autónomo, que es obligatoria).

Entre los impuestos y modelos que, en principio, no tendrás que presentar mientras no contrates empleados, destacan:

  • Modelos 111 y 190 por retenciones salariales a trabajadores por cuenta ajena.
  • Modelos 216 y 296 si no pagas rentas a no residentes con retención.
  • Cuotas de Seguridad Social por empleados (sigo cotizando solo por tu cuota de autónomo, si eres persona física socia o administradora).

No obstante, sí podrías tener que presentar modelo 115 y 180 por retenciones de alquiler si tu negocio alquila un local u oficina, aunque no tengas trabajadores.

Calendario fiscal básico para un negocio sin empleados

Aunque los detalles pueden variar según tu actividad, este es un calendario fiscal básico orientativo para un negocio sin empleados en España (autónomo o pequeña sociedad con IVA general):

Trimestres fiscales habituales

  • Primer trimestre (enero-marzo), se declara en abril:
    • Hasta el 20 de abril (aprox.): modelos 303 (IVA), 130/131 (IRPF), 115 (retenciones alquiler), 111 (si tuvieras retenciones a profesionales).
  • Segundo trimestre (abril-junio), se declara en julio:
    • Hasta el 20 de julio (aprox.): mismos modelos periódicos (303, 130/131, 115, 111...).
    • Mes de julio: presentación de algunos resúmenes anuales informativos o declaraciones específicas, según tu caso.
  • Tercer trimestre (julio-septiembre), se declara en octubre:
    • Hasta el 20 de octubre (aprox.): modelos 303, 130/131, 115, 111, etc.
  • Cuarto trimestre (octubre-diciembre), se declara en enero del año siguiente:
    • Hasta el 20 de enero (aprox.): últimas liquidaciones trimestrales (303, 130/131, 115, 111...).
    • Hasta finales de enero: resúmenes anuales como el modelo 390 (IVA), modelo 180 (retenciones de alquiler), modelo 190 (si tuvieras retenciones a profesionales o trabajadores).

Plazos anuales más importantes

  • Declaración de la Renta (IRPF):
    • Entre abril y junio del año siguiente al ejercicio (fechas exactas fijadas cada año).
  • Impuesto sobre Sociedades (si tienes sociedad):
    • Generalmente, durante los meses siguientes al cierre del ejercicio (normalmente julio, para ejercicios que coinciden con el año natural).
    • Depósito de cuentas anuales en el Registro Mercantil en plazos fijados por la normativa mercantil.

Este calendario es una guía general; es importante revisar cada año el calendario fiscal oficial de la Agencia Tributaria, porque las fechas exactas se publican anualmente y pueden variar levemente.

Recomendaciones prácticas para gestionar impuestos sin empleados

Organiza tu facturación y cobros desde el primer día

La base para cumplir bien con los impuestos, aunque seas un negocio pequeño sin empleados, es llevar una facturación ordenada:

  • Emite facturas numeradas y completas (datos fiscales, concepto, tipo de IVA, retenciones si aplican).
  • Conserva todos los soportes de ingresos y gastos (facturas de proveedores, tickets válidos, recibos de cuotas, etc.).
  • Separa tus cuentas personales y profesionales usando, idealmente, una cuenta bancaria dedicada al negocio.

Controla tus gastos deducibles

Para reducir legalmente tu factura fiscal, aprovecha los gastos deducibles relacionados con la actividad:

  • Alquiler de local u oficina.
  • Suministros (luz, agua, internet, teléfono), con criterios específicos si trabajas desde casa.
  • Equipos informáticos, software, licencias y herramientas.
  • Gastos de publicidad, marketing y presencia online.
  • Gastos de asesoría, gestoría, formación profesional ligada a tu actividad.

Anota y justifica todos los gastos con factura a tu nombre y NIF, con el concepto bien detallado. Sin documentación adecuada, el gasto puede no ser deducible.

Usa herramientas digitales para el control fiscal

Aunque no tengas empleados, gestionar manualmente tus impuestos puede llevarte tiempo y provocar errores. Valora:

  • Utilizar un software de facturación que genere libros de ingresos y gastos, modelos tributarios y resúmenes.
  • Guardar en la nube todos los documentos fiscales escaneados, etiquetados por trimestre y tipo de impuesto.
  • Configurar alertas de calendario antes de cada plazo fiscal trimestral y anual.

Revisa tu régimen fiscal al inicio (y cuando crezcas)

La elección entre estimación directa, módulos, régimen general o recargo de equivalencia tiene un impacto significativo en lo que pagarás cada año. Es recomendable:

  • Analizar con un profesional qué régimen te conviene según volumen de ingresos previsto, tipo de clientes y estructura de gastos.
  • Revisar tu régimen cada cierto tiempo: lo que hoy es óptimo puede no serlo cuando tu negocio crezca.
  • Valorar el salto de autónomo a sociedad cuando tus beneficios y riesgos lo justifiquen.

No descuides tu propia cotización a la Seguridad Social

Aunque no tengas empleados, si eres autónomo o socio administrador debes cotizar a la Seguridad Social (Régimen Especial de Trabajadores Autónomos u otros). Esto no es un impuesto en sentido estricto, pero sí una obligación periódica clave en la gestión de tu negocio.

Algunos consejos:

  • Elige la base de cotización en función de tus ingresos y de la protección que necesites (jubilación, bajas, etc.).
  • Aprovecha, si te corresponde, las tarifas reducidas para nuevos autónomos y otros incentivos vigentes.

Contrata asesoría si la complejidad crece

Cuando tu negocio sin empleados empieza a facturar más, vender en otros países o contratar servicios complejos, la carga fiscal se complica. En estos casos, una asesoría especializada puede ahorrarte:

  • Errores en declaraciones periódicas de IVA e IRPF.
  • Problemas por no aplicar correctamente las retenciones.
  • Sanciones por presentar fuera de plazo o de forma incorrecta.

Una buena práctica es establecer una revisión anual con tu asesoría para ajustar tu planificación fiscal, revisar el régimen adecuado y prever cambios (inversiones, internacionalización, posible contratación de personal, etc.).

Reserva mensualmente para impuestos

Una de las dificultades más habituales en negocios sin empleados es la falta de liquidez cuando llegan los pagos de impuestos trimestrales. Para evitarlo:

  • Reserva cada mes un porcentaje de tus ingresos en una cuenta aparte, destinado solo a impuestos.
  • Calcula una horquilla orientativa (por ejemplo, entre el 20 % y el 30 % de tus ingresos, según tu margen y situación) y ajústala con la ayuda de tu asesor.
  • Revisa al final de cada trimestre si la provisión ha sido adecuada y corrige para el siguiente.

Atiende siempre las notificaciones electrónicas

La Agencia Tributaria utiliza cada vez más las notificaciones electrónicas. Aunque seas un pequeño negocio sin empleados, puedes estar obligado a recibir comunicaciones por medios digitales, sobre todo si eres sociedad.

Recomendaciones:

  • Activa y revisa regularmente tu Dirección Electrónica Habilitada (DEHú) o el buzón electrónico equivalente.
  • Si delegas esto en tu asesoría, establece un sistema claro para que te informen rápidamente de cualquier requerimiento o aviso.

Resumen práctico: qué impuestos revisar según tu caso

Como guía final, estos son los impuestos clave que deberían aparecer en tu lista de control si tienes un negocio sin empleados:

  • Autónomo persona física:
    • IRPF trimestral: modelo 130 o 131.
    • IRPF anual: declaración de la renta.
    • IVA trimestral: modelo 303 (si no estás exento o en recargo de equivalencia).
    • IVA anual: modelo 390 (si procede).
    • Retenciones alquiler local: modelos 115 y 180 (si aplica).
  • Sociedad sin empleados:
    • Impuesto sobre Sociedades anual.
    • Pagos fraccionados del Impuesto sobre Sociedades (si corresponde).
    • IVA trimestral y anual (303, 390).
    • Retenciones por alquiler u otros pagos con retención (115, 111, 180, 190, según el caso).

Revisar periódicamente esta lista, junto con tu calendario fiscal, te ayudará a mantener tu negocio sin empleados al día con Hacienda y a minimizar riesgos, optimizando al mismo tiempo tu carga tributaria de forma legal y eficiente.