Si trabajas con clientes, proveedores, colaboradores externos o socios, es probable que en algún momento te hayan pedido firmar una cláusula de confidencialidad o un NDA (acuerdo de confidencialidad). Tal vez te preguntes qué protege realmente, si es siempre necesaria o cómo puedes redactar una tú mismo sin perderte en tecnicismos legales.

En este artículo encontrarás una explicación clara de qué es una cláusula de confidencialidad, qué información cubre, en qué situaciones tiene sentido utilizarla y cómo redactarla de forma sencilla y efectiva en tus acuerdos con clientes o proveedores, para reducir riesgos sin complicar tus contratos.

Qué es una cláusula de confidencialidad

Una cláusula de confidencialidad es una disposición incluida en un contrato por la que una o ambas partes se comprometen a no revelar ni utilizar indebidamente determinada información a la que tienen acceso con motivo de su relación profesional o comercial.

Puede aparecer dentro de un contrato más amplio (por ejemplo, un contrato de prestación de servicios o de suministro), o en un documento independiente que suele llamarse acuerdo de confidencialidad o NDA (Non-Disclosure Agreement).

Su objetivo principal es proteger información sensible que, si se hiciera pública o llegara a manos de competidores, podría causar un perjuicio económico, estratégico o reputacional a la parte que la comparte.

Qué protege una cláusula de confidencialidad

El alcance de la protección depende de cómo esté redactada la cláusula, pero, en general, suele abarcar todo aquello que no sea público y que tenga un valor para el negocio. De forma práctica, la cláusula debería definir con claridad qué se considera información confidencial.

Tipos de información habitualmente protegida

Entre los ejemplos más frecuentes de información protegida por una cláusula de confidencialidad se incluyen:

  • Información comercial: estrategias de ventas, márgenes, descuentos especiales, condiciones particulares con determinados clientes, previsiones de ingresos o expansión.
  • Información financiera: estados financieros internos, flujos de caja proyectados, estructuras de costes, presupuestos de proyectos, ofertas económicas detalladas.
  • Información técnica: planos, especificaciones de producto, documentación de software, código fuente, algoritmos, fórmulas, procesos de fabricación o metodologías propias.
  • Datos de clientes y proveedores: bases de datos de clientes, listas de contactos, historiales de compra, condiciones pactadas con proveedores estratégicos.
  • Know-how y procesos internos: manuales de procedimientos, protocolos de calidad, procesos logísticos, formas de organización interna que aportan ventaja competitiva.
  • Información estratégica: planes de expansión, fusiones o adquisiciones en estudio, cambios de modelo de negocio, lanzamientos de productos aún no públicos.

Qué no suele estar protegido

No toda la información que circula entre empresas debe considerarse confidencial. Una cláusula bien redactada suele excluir expresamente:

  • Información que ya es pública o que se hace pública sin incumplir el contrato.
  • Información que la parte receptora ya conocía antes de recibirla, y pueda demostrarlo.
  • Información que un tercero facilita de forma legítima, sin obligación de confidencialidad.
  • Información que debe revelarse por ley, por mandato judicial o requerimiento de una autoridad.

Estas exclusiones son importantes para evitar que la cláusula se convierta en algo desproporcionado o imposible de cumplir.

Cuándo es realmente necesaria una cláusula de confidencialidad

No todos los contratos requieren una cláusula de confidencialidad formal. Incluirla sin necesidad puede generar desconfianza innecesaria o alargar negociaciones simples. Lo clave es identificar cuándo existe un riesgo real si determinada información sale de tu control.

Situaciones en las que sí conviene usarla

Resulta muy recomendable incluir una cláusula o acuerdo de confidencialidad cuando:

  • Compartes información estratégica con un potencial cliente o proveedor antes de cerrar un contrato (por ejemplo, un dossier técnico o un plan de proyecto detallado).
  • Subcontratas servicios que implican acceso a datos sensibles, como una agencia que gestionará tus campañas con acceso a tus cuentas publicitarias y analíticas.
  • Trabajas con desarrollo de producto o tecnología, donde se intercambian especificaciones técnicas, prototipos o código fuente.
  • Accedes a datos personales de clientes de tu cliente (por ejemplo, cuando prestas servicios de atención al cliente o mantenimiento de sistemas).
  • Negocias alianzas estratégicas, joint ventures o proyectos conjuntos donde se comparten previsiones, costes o estructuras internas.
  • Se realizan licitaciones o concursos privados, en los que recibes pliegos o información detallada del negocio de otra parte.

En todas estas situaciones, la información que se comparte tiene un valor concreto y su uso indebido podría generar perjuicios.

Cuándo puede ser excesiva o innecesaria

En cambio, puede no ser necesario un acuerdo complejo cuando:

  • Solo se intercambia información genérica o de marketing que ya es pública (folletos, webs, catálogos).
  • La relación es muy limitada y no se accede a procesos internos ni datos sensibles (por ejemplo, un simple pedido estándar sin más).
  • Existe otra normativa que ya cubre buena parte de la protección, como la protección de datos personales, y no se comparten más datos que los estrictamente necesarios.
  • Las partes tienen una relación de confianza a largo plazo y prefieren incluir una cláusula sencilla dentro de su contrato marco, en lugar de un NDA extenso adicional.

En estos casos, puede bastar con una referencia breve a la confidencialidad, sin cargar el contrato de obligaciones difíciles de gestionar.

Cómo redactar una cláusula de confidencialidad simple y efectiva

Una cláusula de confidencialidad útil no tiene por qué ser larga ni estar llena de fórmulas jurídicas incomprensibles. Lo fundamental es que responda claramente a unas pocas preguntas clave: qué se protege, para qué se puede usar, durante cuánto tiempo, quién es responsable y qué pasa si se incumple.

Elementos básicos que debe incluir

Para acuerdos con clientes o proveedores, una cláusula sencilla debería cubrir al menos estos puntos:

  • Definición de información confidencial: explicar qué se considera confidencial, con ejemplos claros.
  • Obligación de no divulgación: la parte receptora no podrá revelar la información a terceros sin autorización.
  • Obligación de uso limitado: la información solo se podrá utilizar para el fin previsto en el contrato.
  • Medidas de protección: obligación de custodiar la información con un nivel de cuidado razonable.
  • Excepciones: qué información queda fuera (pública, ya conocida, revelada por ley, etc.).
  • Duración de la obligación: hasta cuándo se mantiene el deber de confidencialidad, incluso después de terminar el contrato.
  • Consecuencias del incumplimiento: posibilidad de reclamar daños y perjuicios o resolver el contrato.

Ejemplo de cláusula de confidencialidad simple para contratos

A continuación tienes un modelo orientativo, en lenguaje relativamente sencillo, que puedes adaptar a tus contratos con clientes o proveedores. No sustituye al asesoramiento jurídico, pero puede servir como base práctica:

“A los efectos del presente contrato, se considerará información confidencial toda información, de cualquier naturaleza y en cualquier soporte, a la que las partes tengan acceso con ocasión de la ejecución del mismo y que no sea de dominio público, incluyendo de forma enunciativa y no limitativa: datos comerciales, económicos, técnicos, operativos, organizativos, estratégicos, así como datos de clientes y proveedores.

La parte que reciba información confidencial se compromete a:

  • no divulgarla ni ponerla a disposición de terceros sin el consentimiento previo y por escrito de la parte que la comunique;
  • utilizarla únicamente para la correcta ejecución del presente contrato;
  • adoptar las medidas razonables para protegerla y evitar su acceso no autorizado.

No tendrá la consideración de información confidencial aquella que: (i) fuera de dominio público en el momento de su comunicación o pase a serlo sin incumplir este contrato; (ii) ya obrara legítimamente en poder de la parte receptora antes de su comunicación; (iii) sea comunicada a la parte receptora por un tercero sin deber de confidencialidad; o (iv) deba ser revelada en cumplimiento de una obligación legal o requerimiento de autoridad competente.

Las obligaciones de confidencialidad establecidas en la presente cláusula se mantendrán durante la vigencia del contrato y durante un plazo adicional de [X] años a contar desde su terminación, por cualquier causa.

El incumplimiento de estas obligaciones facultará a la parte cumplidora para reclamar los daños y perjuicios ocasionados y, en su caso, para resolver el presente contrato conforme a la legislación aplicable.”

Consejos para simplificar sin perder protección

Si quieres que la cláusula sea fácil de entender para todas las partes, ten en cuenta estos consejos:

  • Usa frases cortas y evita tecnicismos cuando no aporten valor. La claridad ayuda a que se comprenda y se cumpla.
  • Añade ejemplos de la información que consideras confidencial (por ejemplo: precios especiales, documentación técnica, datos de clientes).
  • Define un plazo razonable de confidencialidad. En muchos contratos comerciales, de 2 a 5 años tras la finalización del contrato suele ser habitual, aunque depende del sector.
  • Adapta el nivel de protección al tipo de información. No es lo mismo proteger una receta industrial que condiciones comerciales de una campaña puntual.
  • Comprueba la coherencia con otras cláusulas del contrato, como protección de datos, propiedad intelectual, resolución o penalizaciones.

Cláusulas de confidencialidad unilaterales y bilaterales

Al negociar acuerdos con clientes o proveedores, es útil tener claro si la confidencialidad debe aplicarse solo en una dirección o en ambas.

Cláusula o acuerdo unilateral

En un acuerdo de confidencialidad unilateral, solo una de las partes comunica información confidencial y la otra se obliga a protegerla. Es frecuente cuando:

  • Un potencial cliente facilita información interna a un proveedor para que le haga una propuesta.
  • Una empresa comparte con un freelance o consultor detalles sobre sus procesos internos.

En estos casos, suele bastar con especificar claramente quién actúa como parte que comunica la información y quién como parte receptora.

Cláusula o acuerdo bilateral (mutuo)

En un acuerdo de confidencialidad bilateral o mutuo, ambas partes comparten información sensible y se obligan recíprocamente a mantenerla en secreto. Esto es habitual cuando:

  • Dos empresas se plantean una alianza estratégica o colaboración tecnológica.
  • Un proveedor también revela información de sus procesos, costes o tecnología propia al cliente.

En la redacción, basta con dejar claro que ambas partes compartan y reciban información confidencial y que las obligaciones se aplican en los dos sentidos.

Relación con datos personales y otras regulaciones

En muchos contratos con clientes o proveedores, la confidencialidad se solapa con otras obligaciones legales, especialmente cuando se manejan datos personales.

Confidencialidad y protección de datos

Si en la relación contractual se tratan datos personales (por ejemplo, datos de clientes finales, empleados o usuarios), normalmente será necesario:

  • Incluir una cláusula específica de protección de datos o un anexo de encargo de tratamiento, si una parte trata datos por cuenta de otra.
  • Asegurarse de que la cláusula de confidencialidad no contradice lo previsto en esta normativa, sino que la complementa.
  • Establecer medidas de seguridad adecuadas para el tipo de datos tratados.

La confidencialidad protege la información en sentido amplio, pero no sustituye las obligaciones específicas que imponen las leyes de protección de datos.

Confidencialidad y propiedad intelectual

Otra cuestión importante es qué ocurre con la propiedad intelectual de los documentos, diseños, software u otros materiales que se comparten:

  • La cláusula de confidencialidad no transfiere derechos de propiedad; solo regula el uso y la divulgación de la información.
  • Si quieres ceder, licenciar o limitar el uso de ciertos materiales, conviene incluir una cláusula específica de propiedad intelectual.
  • En la práctica, es habitual combinar ambas: primero se protege la confidencialidad y, después, se define quién es titular de los derechos y qué puede hacer cada parte con los resultados.

Buenas prácticas para gestionar la confidencialidad con clientes y proveedores

Más allá del texto legal, la forma en que gestionas la información en el día a día es clave para que la cláusula tenga sentido.

Antes de firmar

  • Identifica qué información es realmente sensible y qué parte del negocio puede compartirse sin problemas.
  • Pide o propone un NDA simple si vas a mostrar detalles de tu funcionamiento interno, prototipos o información estratégica.
  • Negocia el alcance: si la otra parte te presenta un acuerdo muy amplio, revisa duración, multas y definiciones excesivas.

Durante la relación contractual

  • Limita el acceso solo a las personas que realmente necesitan esa información para trabajar.
  • Documenta qué se comparte: envía documentos por canales controlados y conserva evidencia de lo que se entrega.
  • Establece políticas internas para que tu equipo sepa qué puede y qué no puede comunicar a clientes y proveedores.

Al finalizar el contrato

  • Recuerda a la otra parte que las obligaciones de confidencialidad siguen vigentes durante el plazo pactado.
  • Solicita la devolución o destrucción de documentos confidenciales cuando tenga sentido hacerlo (por ejemplo, planos o listados internos).
  • Revisa accesos a plataformas, carpetas compartidas y herramientas a las que el cliente o proveedor tuviera acceso.